We zien dat veel scholen het lastig vinden om te bepalen hoe ze om moeten gaan met het innen van de vrijwillige ouderbijdrage. Je wilt leuke extra activiteiten voor de leerlingen kunnen organiseren, maar daar is wel geld voor nodig. Sinds augustus 2021 is de wetgeving omtrent het innen van de ouderbijdrage veranderd en moet het duidelijk zijn dat deze bijdrage vrijwillig is. Daarnaast mag er geen alternatief meer geboden worden voor de kinderen waarvan de ouders niet betaald hebben. Hoe zorg je er nou voor dat je wel het gewenste bedrag ophaalt, maar wel de vrijwilligheid waarborgd? Het antwoord is communicatie! Wij zien bij onze klanten dat vooral de communicatie richting de ouders een belangrijke rol speelt in het ophalen van voldoende geld. Wij hebben daarom voor jullie de 5 beste tips vanuit de praktijk op een rijtje gezet.
-
Transparantie
Ouders vinden het prettig om te weten waar het geld naartoe gaat. Leg dus uit aan de ouders waarvoor je het geld gaat gebruiken en waarom deze activiteiten belangrijk zijn om te organiseren.
-
Vrijwilligheid
-
Benoem duidelijk in je communicatie dat de bijdrage vrijwillig is. Je kunt hierbij wel uitleggen dat het niet betalen van de ouderbijdrage ervoor kan zorgen dat de voorgenomen activiteiten niet georganiseerd kunnen worden als er niet genoeg geld binnen is gekomen.
-
Communicatie vooraf
Breng ouders van te voren op de hoogte dat er een betaalverzoek aankomt. Op deze manier kunnen ze rekening houden met het te betalen bedrag.
-
Contact
Laat ouders weten met wie ze contact op kunnen nemen met vragen over het betaalverzoek. Zo kan er bijvoorbeeld een betaalregeling met ouders afgesproken worden als ze het bedrag niet in één keer kunnen betalen.
-
Herinnering
Stuur een herinnering naar de ouders. We zien vaak dat ouders de bijdrage wel willen betalen, maar dit bijvoorbeeld vergeten zijn. Met een herinnering zorg je ervoor dat deze ouders alsnog betalen. Belangrijk is wel dat je ook in je herinnering benoemt dat het een vrijwillige bijdrage betreft.
Met WIS Collect is bovenstaande gemakkelijk in te richten. Hoe? Leer het hieronder!