Wij spraken met Jeanette van Heijst. Zij heeft de implementatie bij de Christelijke Scholengemeenschap Buitenveldert (CSB) gecoördineerd en is nu ook betrokken bij de implementatie van LeerlingAanmelden.nl bij twee andere scholen waar Jeanette werkzaam voor is: Spaarne College, loc. ISK Haarlem en Spinoza Lyceum met 2 locaties.
De CSB heeft vorig jaar met succes de overstap gemaakt naar een digitaal aanmeldformulier voor nieuwe leerlingen met LeerlingAanmelden.nl.
Aanleiding voor digitaal aanmelden
Voorheen maakte de CSB gebruik van een PDF-bestand op hun website. Vervolgens moesten alle gegevens handmatig ingevoerd worden in Magister. Jeanette vond deze methode inefficiënt en is altijd op zoek naar manieren om processen te verbeteren. De foutgevoeligheid en tijdsinvestering bij de handmatige invoer waren de belangrijkste drijfveren om over te stappen naar een digitaal aanmeldformulier.
De ISK Haarlem ontwikkelde zelf een formulier, maar was op zoek naar verbetering en ook het formulier van het Spinoza Lyceum voldeed niet. Er werden geen fysieke formulieren gemaakt, waardoor de ‘natte’ handtekeningen ontbraken. Er wordt nu een inhaalslag gemaakt door alsnog aanmeldformulieren te printen en achteraf om handtekeningen te vragen. Het Spinoza Lyceum heeft nu nog steeds niet alle handtekeningen retour, vandaar de behoefte voor een makkelijker proces.
Waarom LeerlingAanmelden.nl van WIS?
Bij de keuze voor een digitaal aanmeldformulier vergeleek de CSB twee verschillende pakketten. Er bleek weinig verschil te zitten in functionaliteiten en prijs. De CSB koos uiteindelijk voor LeerlingAanmelden.nl van WIS, omdat ze al goede ervaringen hadden met andere producten van WIS, waaronder WIS Collect. Deze positieve ervaringen en de al bestaande samenwerking met WIS waren doorslaggevend in de keuze.
Door het succes van LeerlingAanmelden.nl bij de CSB, heeft Jeanette besloten dezelfde oplossing ook bij de ISK Haarlem en het Spinoza Lyceum te implementeren zonder andere partijen te overwegen.
Wat heeft het opgeleverd?
Jeanette vertelt dat LeerlingAanmelden.nl ervoor heeft gezorgd dat het invoeren van de nieuwe leerlingen een stuk sneller ging, waardoor ook alle daaropvolgende administratieve processen vlotter verliepen. Daar waren veel collega’s erg blij mee. Er moesten nog wel zaken aangepast worden in het CSV-bestand om het goed in te kunnen lezen. Jeanette geeft aan dat het wel prettig zou zijn als dat dit jaar alvast aan de voorkant afgevangen kan worden (de koppeling met Magister Join zal dit ook makkelijker maken). Zij weet inmiddels waar ze op moet letten, maar dit is lastig voor iemand die dit niet weet.
"Door het gemak van LeerlingAanmelden.nl waren we voor de zomervakantie al klaar met de administratie. Dat was ongekend snel."
Samenwerking met WIS
Jeanette vindt de samenwerking met WIS goed. Alle vragen die ze had werden altijd keurig opgelost. Ze heeft een aantal verbeterpunten aangegeven en ze hoopt dat deze voor komend jaar erin zitten.
Ook voor de lopende implementaties is Jeanette tevreden over het contact. De consultant neemt de tijd en legt alles keurig uit. Ook de vragen worden keurig beantwoord.
Jeanette beveelt LeerlingAanmelden.nl zeker aan en hoopt ook binnen de verschillende besturen, waar zij werkt, andere scholen ook te kunnen enthousiasmeren.
Wil je meer informatie over LeerlingAanmelden.nl, vraag dan nu het informatiepakket aan!